Begroten is een inschatting maken van de te verwachten kosten en opbrengsten, bijvoorbeeld voor een nieuw project in het vierde kwartaal van 2025.Begroten gebeurt vaak in een excel.
Als je project begint, hou je via de administratie bij hoe alles gaat. Dat is de boekhouding. Dat kan je zelf doen, of uitbesteden :-)
Na het boekhouden is het tijd voor verslaglegging. Dat is één van de belangrijkste taken van de penningmeester.
Het gaat om het volledig informeren van de andere bestuursleden. De financien worden dan transparant. Hierdoor kan je samen verantwoordelijkheid nemen en onderbouwde beslissingen nemen.
De financiële cyclus is weergegeven in onderstaand figuur.
De financiële cyclus
Het maken van plannen en begrotingen, het verzamelen en verwerken van de gegevens of onderliggende stukken en het maken van overzichten herhaalt zich steeds weer.
Immers, als de financiële verslagen worden gemaakt, worden ter voorbereiding de bewijsstukken verzameld en geordend. Dus je zorgt dat de inkoopfacturen, bonnen, verkoopfacturen en subsidiebeschikkingen vanaf alle verschillende plekken in de administratie worden opgeborgen. Dat kan op papier, in een digitale map of in een digitaal boekhoudprogramma.
Met behulp van de financiële overzichten worden plannen bijgesteld en nieuwe plannen gemaakt.
Van tijd tot tijd moet het bestuur verantwoorden naar derden, bijvoorbeeld een subsidieverantwoording of belasting-aangifte. Als je subsidie aanvraagt, of een fonds aanschrijft voor een bijdrage, moet je vaak financiële overzichten mee sturen.
Financiele overzichten laten zien dat de administratie op orde is. Het geeft duidelijk inzicht in hoe het financieel gaat.
Een subsidieaanvraag voor een nieuw plan, met een begroting en dan aanvullende informatie als een jaarrekening laat zien dat het plan, en de bedragen die je aanvraagt reëel zijn en gebaseerd op bestaande cijfers.
Waarom is dit belangrijk?
De financiële cyclus - dus begroten, starten, administratie, vergelijken of je inschatting klopt, verslaglegging en bijstelling, helpt om grip te krijgen op wat er echt gebeurt, financieel, in je eigen bedrijf of bij je stichting of vereniging.
Vragen?
Heb je vragen, wil je sparren, heb je een administratie die aandacht nodig heeft? Van harte welkom!
Disclaimer: aan deze artikelen kunnen geen rechten ontleend worden.
Lees hier over vrijwilligersvezekering gemeente Rotterdam
