Als het bestuur deze vragen goed kan beantwoorden én het antwoord wordt door alle bestuursleden gedragen, dan zal alles soepel lopen. Maar vaak is de werkelijkheid anders.
Stel, je zit in het bestuur van een speeltuin. De reden waartoe je op aarde bent, lijkt dan simpel: ‘Wij willen kinderen een plek te geven om te spelen.’
Toch, als je langer erover doorpraat, komen er allerlei verschillende ideeën en beelden bij de betrokken bestuursleden naar boven. Ik noem een paar voorbeelden:
- Het beste is een speeltuin met veel bomen, groen en water. Dat is leuk, lekker ravotten in de natuur.
- Ik hou van een speeltuin die speciaal is ontworpen voor jonge kinderen zodat zij leren zelfstandig te spelen. Dan hebben de ouders ook eens rust.
- Een speeltuin moet een buurtfunctie hebben, het is niet alleen voor de kinderen. We maken een snoepkiosk erbij, dan kunnen we van de winst gezellige buurtfeesten organiseren voor jong en oud.
Je ziet het: het is lastig om de vraag ‘Waartoe zijn we op aarde’ met een groep mensen eenduidig te beantwoorden. Toch moet die vraag gesteld worden en zal er een open gesprek gevoerd moeten worden over de dromen die iedereen heeft. De uiteenlopende ideeën die mensen hebben over waarom de stichting of vereniging precies bestaat en waarom zij zich inzetten voor deze club, leiden namelijk tot verschillende belangen.
Onuitgesproken dromen
Als de verschillende dromen niet uitgesproken worden, gaan ze onderhuids een rol spelen en kan het makkelijk uitlopen op botsingen. Als er vaak fikse meningsverschillen zijn in een bestuur worden vergaderingen minder leuk en verliest het bestuur aan kracht. Daarom blijft het belangrijk om regelmatig een open gesprek te voeren over wat jullie echt willen met jullie stichting of vereniging.
Wel of geen jubileum.
Als er vaak fikse meningsverschillen zijn in een bestuur worden vergaderingen minder leuk en verliest het bestuur aan kracht. Bestuurlijke conflicten gaan zelden echt over geld, maar ze worden zichtbaar bij het bespreken van de financiën. Op het moment dat er geld uitgegeven moet worden, laten mensen namelijk van zich horen.
Even een voorbeeld: De secretaris en een algemeen bestuurslid willen graag het 10-jarig bestaan van de speeltuin vieren. Zij dromen over een groot feest, gezellig met alle moeders, vaders en kinderen. Een reünie voor jong en oud. De club heeft een mooi spaarpotje, dat geld is heel geschikt voor het jubileum.
Maar de penningmeester vindt dat zonde, een klein feest is ook prima en dan kan de rest van het geld op de rekening blijven, zodat alle speeltoestellen in één keer vernieuwd kunnen worden. Dat vindt hij een rustig idee.
Hier zie je duidelijk dat er uiteenlopende ideeën zijn over hoe men een goede speeltuin wil zijn. Gaat het om gezellig met de mensen of veilige apparaten?
Een ander voorbeeld: bij een volkstuinvereniging moet een nieuwe tractor gekocht worden. De jonge garde wil elektrisch, de oudere garde zweert bij diesel. Het definitieve besluit is nog niet genomen. Tijdens de vergadering komt een bestuurslid met een voorstel voor een diesel: 'Het is een mooie tractor. Het komt via een maat van me, hij matst me, dat zie je aan de prijs. Ik moet het wel morgen laten weten.'
Dit gedrag is herkenbaar. We gebruiken de financiën om ons eigen idee voorrang te geven. Geld is een sterk argument, haast iedereen zwicht voor 'goedkoop'. En ook het schaarste-argument wordt vaak ingezet en doet regelmatig zijn werk.
Onderhandelingspatroon
Zo'n patroon van onderhandelen is voor alle bestuursleden lastig, maar als penningmeester moet je extra stevig in je schoenen staan. Men kijkt naar jou en verwacht van jou het verlossende woord.
Het is echter niet de taak van de penningmeester om te beslissen hoe het geld uiteindelijk besteed moet worden, hoe verleidelijk die positie ook is. Het besluit hoe het geld besteed moet worden, is een beslissing van het gehele bestuur. Deze beslissing komt tot stand op basis van gezamenlijk vastgesteld beleid.
Dus daarom is er altijd de vraag: waartoe zijn we nu precies op aard? Of de vraag: wat willen we? Of: wat is ons eigenbelang en wat is ons collectieve belang? Als er van tevoren overeenstemming wordt bereikt over wat men wil en hoe men dit wil, dan kan dat vertaald worden in financieel beleid. Dat voorkomt wrijving. Dat is fijn voor iedereen, want uiteindelijk komt het er bij de financiën altijd uit.
In de volgende nieuwsbrief aandacht voor de vraag: hoe maak je dan financieel beleid?
Over deze tekst
Dit is een bewerking van het eerste deel van het boek: 'Financien voor bestuursleden.' Dat is in 2009 uitgekomen, maar de inhoud is nog steeds actueel. Komende maanden wil ik het herschrijven. Als je aanvullingen of suggesties hebt, dan ben je van harte welkom.
Lees hier over een projectadministratie
Als nieuwsbrief verstuurd op 12 juni 2025
