Maar je werkgebied wordt groter en dan wordt de reden van je bestaan net wat anders, namelijk: Meer groen in Rotterdam. De gemeente geeft dan geld voor meer groen in Delfshaven, Schiebroek en Charlois. En dan komt de vraag: Wil de gemeente een verantwoording voor het geheel, of per wijk?
Tijd voor een projectadministratie. En als je per wijk moet verantwoorden, dan is het tijd voor een projectadministratie. Dan hou je per wijk bij wat het kost en wat het oplevert.
Wat komt daarbij kijken?
a. Bijhouden voor welk project het is. Als je het per wijk wilt weten, moet je ook per uitgave bijhouden voor welke wijk het is. En als je vier uur lang zaailingen aan het stekken bent, en je bent daar vier uur mee bezig, dan moet je noteren voor welke wijk het is. Een projectenadministratie vraagt dus extra aandacht als je bezig bent.
En als het allemaal is bijgehouden, kan je later per project verantwoorden, en daar gaat het om.
b. Algemene kosten doorbelasten. Dan zijn er nog algemene kosten, bijvoorbeeld huisvesting, gereedschap en administratie. De kosten worden gemaakt voor alle projecten. Dan zijn er verschillende manieren om dat te belasten, dus op het resultaat van het project te laten drukken. Ik noem de twee meest gebruikte.
-
- De overheadkosten gelijk verdelen over het aantal projecten. Dit is de snelste methode.
- De overhead verdelen naar verhouding van de omzet.
- Een voorbeeld: Noord heeft 20.000 subsidie, en de andere twee wijken 10.000 euro. Dat is in totaal 40.000 euro. Noord betaalt dan 50% van de overhead, en beide andere wijken 25%.
Hoe eenvoudiger je het houdt, hoe makkelijker je het voor iedereen maakt.
Is het lastig?
Het wordt lastiger als er meer projecten komen. Vergelijk het met voetbal. Als je met twee vriendenteams een wedstrijdje speelt, dan is dat zo geregeld. Maar als je denkt aan een grote amateurvoetbalclub zoals bijvoorbeeld Xerxes, met vier velden, meer dan 50 teams en een pool aan scheidsrechters, lijnrechters en barvrijwilligers, dan is het een andere zaak. Xerxes is aardig aan het puzzelen om elke zaterdag alles goed rond te krijgen.
En zo is het ook voor een projectadministratie. Met meer projecten neemt de complexiteit toe. En wat natuurlijk ook uitmaakt, is hoe verschillend de projecten zijn.
Verschillende projecten en subsidiestromen
Nog even een ander voorbeeld. Je hebt organisaties die strijden tegen femicide, dus tegen geweld tegen vrouwen. Vaak gebeurt dat op verschillende niveaus. Denk aan een adres waar je kan schuilen, onderzoek naar hoe vaak het gebeurt, trainingen voor andere hulpverleners en advies aan gemeentes waar ze alert op moeten zijn.
Bij zo’n organisatie vraagt het inrichten van een projectenadministratie extra aandacht, omdat de activiteiten, maar ook de budgetten en verantwoording verschillend zijn. Vaak zijn er dan meerdere subsidiegevers betrokken met ieder hun eigen voorwaarden.
Samengevat.
Er zij twee zaken belangrijk: kijk goed wat je nodig hebt aan verantwoording, en hou het tijdig bij!
Lees hier over een coöperatie / coöperatieve vereniging
Als nieuwsbrief verstuurd op 11 maart 2025
